Dématérialisation Etat de l’art

1    La mutation organisationnelle

Concepts et définitions

• Les champs d’application de la dématérialisation, les métiers concernés.
• Les grandes phases : stratégie, juridique, organisation, technologie.
• Les objectifs, avantages, inconvénients et caractéristiques de la dématérialisation.
• Le positionnement de la dématérialisation active ou statique.
• La différence entre la dématérialisation, le document numérique, le flux numérique et la digitalisation des flux
• La démarche de la gouvernance de la dématérialisation.
• L’approche ATAWAD « anytime- anywhere -anytime »

Démarche méthodologique

• Les axes du projet : métiers, fonctionnalités, applications, technologies.
• La classification de l’information : document, archive, «record».
• Les règles fonctionnelles : traçabilité, intégrité, cycle de vie, sauvegarde.
• Les grandes phases du processus de dématérialisation.
• Les approches «top-down» ou «bottom-up».
• Analyse des processus, mise en place des «métamodèles».

La conduite du changement

• Accompagnement du changement et acquisition des compétences.
• Les phases de la conduite du changement : expliquer, communiquer, mobiliser, former, accompagner.
• Organisation de l’information, déploiement des flux d’informations.
• Gestion des profils utilisateurs et de la sécurité.

Les leviers de productivité

• La réduction du coût du traitement, l’amélioration des modes de recherche et d’indexation.
• La qualité de saisie de l’information, la traçabilité des documents.
• La structuration des processus et procédures.
• Les résultats attendus en matière de fluidité et de gestion des délais.
• Analyse des modes de calcul du ROI.
• MAREVA : Méthode d’Analyse et de Remontée de la valeur.

2    Les fondements  juridiques

L’environnement juridique

• Les éléments de la preuve : intégrité, confidentialité, accessibilité, pérennité, fiabilité.
• La gestion de la preuve, les articles 1316-1 et 1316-4 du Code civil.
• La force probatoire du courrier électronique, l’article 1369-8 du Code civil.
• La gestion des contrats et factures électroniques. Les calendriers de déploiement et textes de lois.
• La dématérialisation fiscale (art. 289 du CGI), les éléments incontournables, la relation avec Chorus.
• Le régime des bulletins de salaire.
• La gestion du mandat électronique et la mutation des moyens de paiement : le SEPA (Single Euro Payments Area).
• Les directives européennes en matière de dématérialisation.
• Le positionnement de la jurisprudence.

La valeur juridique de l’archivage et des certificats

• Les textes de lois de l’archivage à valeur probante, la norme AFNOR Z42-013 et ISO/DIS 14641.
• La signature électronique : garante de la valeur juridique des échanges.
• La signature électronique au service des processus métier.
• Les évolutions des classes de certificat.
• L’archivage des documents et la conservation des archives publiques.
• Les textes de lois communautaires et la jurisprudence en cours.
• Les impacts du programme ACTES et LSF.
• Mise en place d’un SLA (Service Level Agreement).

3    Les formats et concepts  de gestion des contenus

Le choix des formats et concepts

• Les règles de la gestion du contenu.
• La structuration d’un document numérique.
• Formats de structuration : ODF, OOXML, RDF, EDI, RSS, SEPA, PDF-A1, PES, SCII, SEDA (outil AGAPE), WWF, le RGI (Référentiel Général d’Interopérabilité).
• Gestion du patrimoine de l’information : ILM – Information Lifecycle Management et RM – Record Management (norme ISO 15489).
• Positionnement de Hélios dans le cadre de Chorus.
• L’automatisation des processus et l’interopérabilité des documents.
• La place du travail collaboratif.

L’organisation de la recherche d’information

• La gestion de la catégorisation des données : taxonomie, indexation, thésaurus et ontologie.
• Le positionnement de métadonnées.
• Recensement des types de source (mail, Web, factures, dossiers, etc.).
• Classement et cycles de vie des données dématérialisées.
• La place du Big Data, de l’Open Data, de la recherche par document, par les données et par le Web sémantique.

4    Les applications et les outils de la dématérialisation

Le panorama des solutions

•Les outils de reconnaissance automatique des documents.
•Les modes d’archivage des documents.
•Les fonctionnalités des moteurs de recherche.
• Gestion de contenu, place du workflow, positionnement du parapheur électronique

Les applications et outils opérationnels

• Les outils pour passer à l’immatériel et les interfaces utilisateurs.
• La GED, CMS (Content Management System), ECM (Enterprise Content Management).
• RAD (Reconnaissance Automatique de Documents), LAD (Lecture Automatique de Documents).
• OCR (Optical Character Recognition), ICR (Intelligent Character Recognition).
• Les échanges B to B, EDI – Web EDI.
• L’analyse des liaisons avec les applications métiers : ERP, CRM, SCM.
• La gestion des données maîtres : le MDM.
• La place des applicatifs de la gestion des flux et des données : EAI, ESB.
• Les solutions BPM collaboratives et documentaires.
• Les applicatifs ou services en ligne : «SaaS in the Cloud».
• Les interfaces des applications au format web : le responsive design.

5    L’archivage et les contraintes de sécurité

L’archivage des données

• Les concepts généraux de l’archivage de documents électroniques.
• Les points clés du contrat d’archivage électronique à valeur probatoire.
• Le mode de support : Worm de type A, B et C, micrographie, supports magnétiques et optiques.
• Les standards de l’archivage : NF Z42-013, SMI, HSM, SAD, ERMS, MOREQ2, OAIS, M@rine.
• Les standards : SEDA, PDF-A1, structure XML.
• Les autorités de gestion de preuve (AGP) et la place du label FNTC.
• Le positionnement des coffres-forts électroniques et des tiers archiveurs.

Les prestataires de services

• Éditeur de solutions de dématérialisation d’appel d’offres.
• Facturation électronique et dématérialisation fiscale.
• Messagerie sécurisée, horodatage.
• Signature électronique, échange confidentiel et chiffrement.
• Solutions de dématérialisation des factures.
• Les solutions pour l’archivage de la messagerie : Symantec, OpenText, EMC, etc.
• Positionnement des hébergeurs et des prestataires de Cloud.
• Positionnement des tiers archiveurs : CDC Arkhinéo, Doc@post, Locarchives, Security, etc.

6    La gestion des certificats et le cryptage du contenu

L’authentification de l’émetteur

• La gestion des profils : SSO, Open ID, IDéNum, France connect
• Les PSCE : prestataire de services de certification électronique.
• Les autorités de certification, autorités d’enregistrement et les opérateurs de certification.
• Processus d’authentification via un site Web.

L’intégrité du document

• La signature électronique : traçabilité, authentification et intégrité.
• Les niveaux des certificats conformes au RGS1-2-3-3+. (Référentiel Général de Sécurité).
• La paire de ciseaux électronique et l’organisation du PKI.
• Processus d’authentification via un certificat client.

La confidentialité du document

• La cryptographie : les protocoles SSL et SET.
• Les algorithmes asymétriques et symétriques.
• La gestion des clés privées et clés publiques, processus de certification : simple et double «Hash»
• WS-security : les normes et protocoles de sécurité des Web Services, le SAML (Security Assertion Markup Language).
• Positionnement du RGS (Référentiel Général de Sécurité).

7    Des exemples opérationnels

La dématérialisation des courriers
• Analyse des circuits d’information interne.
• Les étapes du processus : ouverture des courriers, suppression des éléments polluants, numérisation des documents, gestion des index, gestion des envois, archivage et sécurisation.
• Le bulletin de paie dématérialisé
• Le coffre-fort électronique au cœur de la dématérialisation du bulletin de paie.
• Les idées fausses et les bonnes raisons de passer à la dématérialisation du bulletin de paie.
• La dématérialisation de la facture : approche B to B.
• Les factures transmises par voie électronique : factures entrantes et sortantes.
• Les obligations relatives à la conservation et au stockage des factures.
• Le contrôle de l’administration des procédés de transmission par voie électronique.
• Auto facturation (émission de la facture par le client).
• Sous-traitance de la facturation (tierce personne mandatée pour l’établissement des factures).
•Les AASSE (Actes Authentiques Sur Support Électronique)
• La gestion des actes notariés, le rôle du Minutier Central Électronique du Notariat, la gestion par le système Téléactes, le positionnement de la clé «réel» sur clé USB.
• Analyse de la technologie Blockchain concernant la transmissions et le stockage d’informations, transparentes, sécurisées, et fonctionnant sans organe central de contrôle.